Amateur tuinders vereniging de hoefmolen
Home » Bestuur » Jaarvergadering - Stukken 6 okt. 2021

Jaarvergadering - Stukken 6 okt. 2021

____________________________________________________________

Aankondiging Algemene Ledenvergadering 2021

 

Alkmaar, 6 september 2021

 

Beste medetuinders en -tuiniersters van

ATV De Hoefmolen,

 

Corona vergt nog steeds het nodige van onze samenleving. Het bestuur hoopt dat u en uw omgeving gevrijwaard bleven en blijven voor ernstig leed. Ons medeleven gaat uit naar een ieder die door deze crisis op welke manier dan ook wordt geraakt.

 

Onze vereniging was door Corona genoodzaakt tot het nemen van een aantal maatregelen. Zo was onze kantine gesloten, drinken wij bij voorkeur koffie en thee - buiten in tuin 7B  - en gelden er nog steeds strikte hygiëne-eisen voor het gebruik van het toilet. Onze winkel is slechts beperkt open. En we houden afstand van elkaar op het complex.

 

Een andere - misschien minder geziene - beperking is de volgende: onze vereniging hield jaarlijks een Algemene Ledenvergadering (ALV). Tijdens een ALV legt het bestuur (financiële) verantwoording af voor het gevoerde beleid en worden plannen en ideeën gewogen en beoordeeld. In 2020 heeft deze vergadering niet kunnen plaatsvinden vanwege Corona.

 

In 2021 verschuift de ALV nu van voorjaar naar najaar.

Als het kan en mag houden we op woensdagavond 6 oktober 2021 een fysieke vergadering in de Vrijheidskerk aan de Hobbemalaan 2 (ingang Gabriël Metsulaan) in het Hoefplan te Alkmaar. De vergadering begint om 19.30 uur. Inloop voor koffie/thee vanaf 19.00 uur. Het spreekt vanzelf dat uw aanwezigheid voor een vlot draaiende en moderne vereniging gewenst is. U hebt namelijk stemrecht en daarmee inspraak.

Mocht het zo zijn dat vanwege Corona een fysieke vergadering niet mogelijk is, dan wordt het een vergadering per mail/post. Hier gelden andere spelregels die u hierna worden uitgelegd.

 

Vandaag ontvangt u via deze e-mail de vergaderstukken met een beschrijving van de procedure. Deze stukken zijn van belang bij zowel een fysieke als ook bij een digitale vergadering.

Bij de eventuele digitale vergadering hoort een volmacht aan het bestuur met een stemformulier. Dit stemformulier dient u uiterlijk woensdag 29 september 2021 om 12 uurbij het bestuur ingeleverd te hebben. U kunt hiervoor gebruikmaken van de beveiligde brievenbus bij de kantine (beveiligd met een hangslot).

Ten overvloede:

  1. alle vergaderstukken voor deze ALV krijgt u via e-mail en ze staan tevens op de website van de vereniging. Zorg dat uw juiste e-mailadres bekend is bij de vereniging! (dehoefmolen@gmail.com)
  2. Zij, die geen mailadres hebben, krijgen de vergaderstukken en het stembiljet via de post.
  3. Een ieder kan ook het stemformulier downloaden. U vult altijd eerst de volmacht in en maakt dan uw stemkeuze. Het formulier deponeert u in de brievenbus bij de kantine. Zo kunt u gemakkelijk en veilig uw stem uitbrengen.

 

LET OP: stembiljetten zonder volmacht zijn wettelijk ongeldig!

NB Mocht het zo zijn dat wij op 6 oktober 2021 een fysieke ALV kunnen organiseren, dan heeft dat natuurlijk de voorkeur. Wij hopen u hierover vroegtijdig te kunnen informeren.

 

Met vriendelijke groet,

Bestuur ATV De Hoefmolen,

Rob Lengers, secretaris,

Rob Duin, penningmeester

Leo van Beers, lid

______________________________________________________